Accueil téléphonique : les règles d’or
Notre accueil téléphonique contribue à l’image de votre cabinet médical : nous avons mis en place des règles d’or afin de garantir une qualité optimale. Nous sommes amenés à être les premiers contacts des patients avec de nombreux cabinets de médecine générale ou spécialisés. Cela nous donne une grande responsabilité vis-à-vis de ces professionnels, et nous prenons cela très à cœur !
Règle numéro 1 : Courtoisie et professionnalisme
Appeler un cabinet médical n’est jamais un acte anodin pour les patients. Il en va de leur futur état de santé, et ils peuvent manifester de l’inquiétude voire du stress sur leurs conditions de suivi médical. Nos équipes de télésecrétaires doivent donc manifester de l’empathie et de la courtoisie dans leur réponse, savoir répondre aux questions avec assurance et faire preuve de directivité.
Règle numéro 2 : Personnalisation
Les patients ne sont pas des numéros ! Ils ont tous un historique médical et un rapport particulier avec leur praticien. Avec nos accompagnements dans le long terme, nous nous attachons à les reconnaître et à personnaliser nos réponses. Bien entendu, nous décrochons en annonçant le nom du ou des professionnels que nous assistons, et le patient se sent tout de suite à l’aise avec nous.
Règle numéro 3 : Rigueur et organisation
Quel métier connaît des plannings aussi chargés que les professions médicales ? La plus grande rigueur est de mise quand il s’agit de gérer les programmes de médecins généralistes, pédiatres, ostéopathes, podologues… pour qui le temps est une ressource limitée ! Nous mettons en place des systèmes de planification informatiques en lien avec les logiciels utilisés par chaque praticien.
Règle numéro 4 : Gérer les flux d'appels
Le téléphone ne sonne pas durant 2 heures puis s’affole le reste de la journée ? Les patients appellent tôt le matin jusqu’à tard le soir ? Aucun problème pour nos télé-secrétaires aguerries, qui tiennent le fort et si besoin se relayent pour que tout le monde ait une réponse rapide !
Nos solutions techniques viennent à la rescousse : appels simultanés, boucle d’attente, message pré-décroché permettent de gérer les période de forte affluence au standard.
Ces règles d’or nous permettent de garantir à nos clients une vraie qualité de service ; nous sommes de plus spécialisés dans le domaine médical et nous connaissons les protocoles et réponses adaptées à ce domaine d’activité très spécial.