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Secrétariat médical : Comment faire le bon choix ?
Prendre la décision de faire appel à un service de secrétariat médical à distance a un fort impact sur le fonctionnement de votre cabinet.
Voici 8 questions à vous poser pour prendre votre décision en toute sérénité !
1 - Le transfert d'appel
Avant tout, avez-vous vérifié que vous pouvez bénéficier du transfert d’appels auprès de votre opérateur téléphonique ? Il s’agit bien évidemment d’une étape nécessaire pour mettre en place la permanence téléphonique. Les grands opérateurs (Orange, SFR, Bouygues, Free) peuvent généralement mettre en place ce service sur demande.
2 - Une idée du volume ?
C’est l’une des premières questions que nous allons vous poser !
Prenez le temps de vérifier le nombre d’appels entrants qui vous parviennent, une fois que vous aurez un ordre de grandeur nous pourrons vous établir un contrat personnalisé.
3 - Votre plateforme de gestion des rendez-vous
Vous êtes plutôt Doctolib, Maiia, Agenda Pro, WZ-Agenda ? Quel que soit votre agenda de prédilection, il est nécessaire que votre secrétariat puisse suivre !
4 - Les détails qui comptent
Nos conseillers sont là pour vous aider dans cette étape, mais vous pouvez anticiper : voici les services qui vous seront nécessaires au quotidien.
- Un pré-décroché personnalisé
- La prise de RDV par téléphone et internet
- Les informations nécessaires au traitement de la demande sur l’écran de la secrétaire
- Un agenda centralisé et accessible
- Le rappel de rendez-vous pour vos patients
- Le filtrage des appels
- Un stockage sécurisé des données
- Une boîte vocale en dehors de vos horaires d’ouverture…
Les différents services de télé-secrétariat médical n’assurent pas toujours ces services, assurez-vous que c’est le cas avant de prendre votre décision.
5 - Made in France ?
Les différences entre un secrétariat médical basé en France ou à l’étranger sont criantes !
En termes de tarifs et de qualité de la réponse donnée, les 2 options n’ont absolument rien à voir. Si votre comptable verra la différence, vous pouvez être sûr que votre patientèle la constatera aussi…
Nous sommes pour notre part très confiant dans notre position 100% français. Loin d’être un désavantage, c’est un atout que nous mettons en avant.
6 - Faites appel à des spécialistes
À distance ou non, un secrétariat médical n’est pas la même chose qu’une permanence téléphonique classique.
Nous nous adressons uniquement à des professions médicales ou paramédicales : cabinets médicaux et médecins généralistes, podologues, ostéopathes, dentistes, kinésithérapeutes…
Nos équipes sont uniquement composées de secrétaires médicales, avec la formation et l’expérience que cela implique. Nous sommes aussi au fait des règles de déontologie et de secret à respecter.
Ce n’est tout simplement pas le même métier !
7 - Le respect de votre façon de travailler
Quel que soit votre choix de service de secrétariat, vérifiez que votre façon de travailler sera respectée : votre secrétariat à distance sera-t-il réellement sur mesure ? Pourra-t-il suivre votre politique en matière de prise de rendez-vous, de rappels, d’annulations, de plages horaires ?
Chaque praticien a sa façon d’aborder son organisation, et travailler avec une télésecrétaire qui vous connait et qui sait comment organiser votre journée n’est pas un mince détail…
8 - La Fiabilité de l'entreprise
La taille et l’ancienneté ainsi que la qualité de la relation que vous avez avec vos interlocuteurs sont des éléments tangibles qui doivent peser dans votre décision. Après tout, le fait de confier son télésecrétariat médical est une décision qui touche au plus près votre pratique.
Ce n’est pas un simple contrat mais un réel partenariat quotidien qui vous aidera à mieux vivre votre métier.
C’est ainsi que nous envisageons notre rôle de télésecrétaires, et nous espérons que c’est ainsi que nous travaillerons avec vous !